Privacy Policy
Introduction
This Privacy Policy (the “Policy”) sets out the personal information practices for First Capital Realty Inc. (“FCR”) and its affiliates. These practices seek to balance an individual’s right to the privacy of his or her personal information and the need for FCR to collect, use, disclose and otherwise manage such personal information in respect of services offered by FCR. FCR may update this Policy from time to time and will post the current version on its website at www.2150lakeshore.com. This Policy was last amended on the date shown at the end of the Policy.
What is Personal Information
“Personal Information” is any information which relates to a natural person and allows that person to be identified, including for example the name, address, banking details, government-issued ID, but does not include information excluded by applicable privacy laws, such as your title, business telephone number and address as an employee of an organization.
How Does FCR Collect Personal Information
FCR collects Personal Information for the purpose of providing information about its services, applying for or receiving services from FCR, such as on a lease application or a pre-authorized debit (“PAD”) agreement and in the course of FCR providing you with services.
FCR will collect only the Personal Information necessary for the object of the file for which it is collected
If you use the FCR website inquiry form to request information about services offered by FCR, you consent to the collection, use, disclosure and management of your personal information in accordance with this Policy.
FCR also collects personal information from others, including from financial institutions, credit reporting agencies, and references you have provided. FCR will do so with your express consent where required by law. FCR may collect Personal Information from third persons without your consent where permitted by law.
If FCR collects any Personal Information from a third person which is a person carrying on an enterprise, it will make an entry indicating the source of such Personal Information.
Use and Disclosure of Personal Information
Personal Information collected by FCR will only be used or disclosed for purposes described in this Policy, for other purposes disclosed to you at the time of collecting such Personal Information, for example, as described on a lease or PAD agreement, or for purposes to which you have otherwise given your consent. Notwithstanding the preceding, FCR may use or disclose Personal Information without your consent where it is permitted or required by law. Refusing to provide or withdrawing your consent in respect of FCR’s collecting or use of certain Personal Information may result in FCR being unable to conduct business with you.
Access to Personal Information will be limited to persons who need such Personal Information in order to allow FCR to provide you with its services.
FCR may disclose your Personal Information to its affiliates, service providers, advisors, agents or representatives , as required, to initiate business with you, administer your lease, carry out FCR’s and its affiliates’ business operations (including organizational restructuring, financing or other transactions), communicate with you, and as required for FCR and its affiliates to meet regulatory or legal obligations. FCR may disclose Personal Information to third parties in connection with the potential sale or sale of all or part of its business.
In the event FCR’s affiliates or service providers are located in a foreign jurisdiction, they are subject to the laws of the jurisdiction in which they are located including laws regulating use and disclosure of Personal Information. FCR will not however, transfer information collected in the province of Quebec outside of that province without first taking reasonable steps to ensure that the Personal Information will receive adequate protection and that it will not be used for purposes not relevant to the object of the file or communicated to third persons without your consent, except as provided by law.
FCR will retain Personal Information for as long as needed to satisfy the purposes in connection with which it was collected or as otherwise permitted or required by law.
Accuracy and Accessing Your Personal Information
FCR will endeavour to ensure that the Personal Information it relies on is accurate.You can ask to view Personal Information about you held by FCR by writing to FCR’s privacy officer, whose contact information is provided at the end of this Policy. FCR will give access to Personal Information in alternative form to an individual with a sensory disability as required by law.
You can request that corrections be made where you can show that the Personal Information about you is incorrect or incomplete. Please note that under certain circumstances, you may not be permitted to view your records, such as where the disclosure of your records would cause security, legal or confidentiality concerns, or could seriously harm a third party, and including where FCR is prohibited by law to disclose that to you or permitted by law to not disclose.
More Information About FCR’s Privacy Practices
Please contact FCR’s privacy officer in writing at: Privacy Officer, First Capital Realty Inc., 85 Hanna Avenue, Suite 400, Toronto, Ontario M6K 3S3, Canada, or at PrivacyOfficer@firstcapitalrealty.ca with any questions or concerns you have about this Policy or about FCR’s handling of your Personal Information. FCR will investigate and respond to your concerns.
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Confidentialite
POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Introduction
La présente politique de protection des renseignements personnels (la « politique ») énonce les pratiques de First Capital Realty Inc. (« FCR ») et des membres du même groupe qu’elle en ce qui a trait à la gestion des renseignements personnels. Ces pratiques visent à établir un équilibre entre le droit d’une personne à la protection de ses renseignements personnels et la nécessité pour FCR de recueillir, d’utiliser, de communiquer et de gérer autrement les renseignements personnels dans le cadre de la prestation de ses services. FCR peut mettre à jour la présente politique, et elle affichera la version courante sur son site Web, au. La date de la plus récente modification est indiquée à la fin de la présente politique.
En quoi consistent les renseignements personnels?
Les « renseignements personnels » s’entendent de tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier, y compris son nom, son adresse, ses renseignements bancaires et les pièces d’identité délivrées par les pouvoirs publics, mais ils n’incluent pas les renseignements exclus aux termes de la législation applicable en matière de protection de la vie privée, comme votre titre, votre numéro de téléphone au travail et votre adresse en tant qu’employé d’une organisation.
Dans quelles circonstances FCR recueille-t-elle des renseignements personnels?
FCR recueille des renseignements personnels afin d’être en mesure de fournir de l’information sur ses services, dans les demandes de service qui lui sont soumises, par exemple dans les demandes de location ou dans les ententes de prélèvements automatiques, ainsi que le cadre de la prestation de ses services.
FCR recueille uniquement les renseignements personnels utiles au dossier précis pour lesquels elle les demande.
En utilisant le formulaire disponible sur le site Web de FCR pour demander des renseignements au sujet des services offerts par FCR, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés, communiqués et gérés conformément à la présente politique
FCR recueille également des renseignements personnels auprès de tiers, dont des institutions financières, des agences d’évaluation de crédit et les personnes ou les organismes indiqués dans vos références. FCR peut recueillir ces renseignements avec votre consentement exprès ou, si la loi le lui permet, sans votre consentement.
Si FCR recueille des renseignements personnels auprès d’un tiers qui exploite une entreprise, elle en indiquera la source.
Utilisation et communication des renseignements personnels
Les renseignements personnels recueillis par FCR seront utilisés ou communiqués uniquement aux fins prévues dans la présente politique, aux autres fins dont vous avez été informé au moment de la collecte de ces renseignements personnels, par exemple aux fins prévues dans un bail ou dans une entente de prélèvement automatique, ou aux fins auxquelles vous avez autrement consenti. Malgré ce qui précède, FCR peut utiliser ou communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement lorsque la loi le permet ou l’exige. Si vous refusez de donner à FCR l’autorisation de recueillir ou d’utiliser certains renseignements personnels, ou si vous annulez cette autorisation, FCR pourrait être incapable d’entretenir des relations d’affaires avec vous.
Les renseignements personnels pourront être consultés uniquement par les personnes qui doivent y avoir accès afin que FCR puisse vous fournir des services
FCR peut communiquer vos renseignements personnels aux membres du même groupe qu’elle, à ses fournisseurs de services, à ses conseillers, à ses mandataires ou à ses représentants, au besoin, afin d’entreprendre une relation d’affaires avec vous, d’administrer votre bail, d’exercer ses activités commerciales ou de permettre aux membres du même groupe qu’elle d’exercer leurs activités commerciales (y compris une restructuration, un financement ou d’autres opérations), de communiquer avec vous et de respecter les obligations réglementaires et légales auxquelles sont assujetties FCR et les membres du même groupe qu’elle. FCR peut communiquer des renseignements personnels à des tiers dans le cadre de la vente effective ou potentielle d’une partie ou de la totalité de son entreprise.
Les membres du même groupe que FCR ou les fournisseurs de services de FCR qui sont situés dans un territoire étranger sont assujettis aux lois du territoire en question, y compris aux lois en matière d’utilisation et de communication des renseignements personnels. FCR ne transférera pas à l’extérieur du Québec des renseignements qui ont été recueillis au Québec sans avoir pris des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels seront protégés adéquatement, qu’ils ne seront pas utilisés à des fins étrangères au dossier et qu’ils ne seront pas communiqués à des tiers sans votre consentement, sauf dans la mesure prévue par la loi.
FCR conservera les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou à toute autre fin autorisée ou exigée par la loi.
Exactitude et consultation de vos renseignements personnels
FCR tentera de s’assurer de l’exactitude des renseignements personnels. Vous pouvez demander de consulter vos renseignements personnels en écrivant au responsable de la protection des renseignements personnels de FCR dont les coordonnées sont indiquées à la fin de la présente politique. Conformément aux exigences de la loi, FCR prendra les mesures nécessaires pour permettre aux personnes atteintes d’une déficience sensorielle d’accéder à leurs renseignements personnels dans un format qu’ils peuvent consulter.
Vous pouvez demander des modifications si vous êtes en mesure de démontrer que vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets. Veuillez prendre note que, dans certaines circonstances, vous pourriez ne pas avoir accès à votre dossier, notamment si la communication de votre dossier est susceptible d’entraîner des problèmes de sécurité ou de confidentialité ou des problèmes juridiques, ou encore de porter gravement atteinte à un tiers, ou encore si la loi interdit à FCR de vous communiquer votre dossier ou permet à FCR de ne pas vous communiquer votre dossier.
Renseignements supplémentaires au sujet des pratiques de FCR en matière de protection des renseignements personnels
Si vous avez des questions ou des inquiétudes au sujet de la présente politique ou de l’utilisation de vos renseignements personnels par FCR, veuillez communiquer par écrit avec le responsable de la protection des renseignements personnels de FCR à : Responsable de la protection des renseignements personnels, First Capital Realty Inc., 85 Hanna Avenue, Suite 400, Toronto (Ontario) M6K 3S3, Canada. FCR examinera vos questions ou inquiétudes et vous fera parvenir une réponse.